Le before

Premier conseil, il ne faut surtout pas s'y prendre à la dernière minute, au risque d'oublier bon nombre de détails. Un ou deux mois sont amplement nécessaires pour tout mettre en place. Une telle entreprise n'est pas envisageable pour une seule personne. Il faut donc réunir une équipe de personnes motivées. Une fois le thème et le public choisis, il faut partir à la recherche d'un lieu. Il doit correspondre à l'ambiance de la soirée, mais aussi pouvoir contenir tout le public que vous visez, sans non plus être trop grande. Mais attention, c'est à partir de là que les choses se compliquent. Vous aurez tout d'abord à louer la salle. Autrement dit à signer un contrat. Soyez très attentif, car c'est ce qui permet de déterminer les responsabilités de chacun. Il doit être rédigé et signé en deux exemplaires, chacune des parties en conservant un. Ainsi, vous pourrez faire valoir vos droits aussi bien concernant les problèmes de responsabilités que de paiements. Un dernier conseil, si c'est le loueur qui est en charge de l'animation, n'hésitez pas à lui donner des directives.

Il vous faut ensuite prendre une assurance pour vous couvrir en cas de dommage. La plupart du temps se sont les associations étudiantes qui se chargent de ce type d'évènement, leur assurance en responsabilité civile ainsi que celle de ses dirigeants pourra être mise en œuvre. Mais attention à penser à rajouter une extension au contrat d'assurance pour couvrir les soirées et évènements spéciaux. On peut aussi penser à souscrire une assurance en responsabilité civile pour l'organisateur. Il est aussi possible de s'assurer pour tous les risques non couverts par le contrat ou l'assurance en responsabilité civile. Une simple intoxication alimentaire ou une indigestion peuvent mettre votre responsabilité en cause.

Il faut aussi faire un budget précis et définir la répartition des recettes. Si vous avez choisi une boite de nuit, pensez à vérifier qu'il n'y a pas de carte d'abonnement, sans quoi vos prévisions pourraient être faussées par des personnes n'ayant pas à payer l'entrée. Il arrive souvent que les loueurs de salles demandent un acompte. Pour pouvoir couvrir cette dépense il est possible d'avoir recours aux pré-ventes de billets. Cela permet en outre d'éviter les files d'attente et d'avoir une idée du nombre de personnes qui seront présentes.

Selon le lieu loué, certaines autorisations doivent être demandées. S'il s'agit d'un local situé sur le campus, vous ne pourrez évidemment pas vous passer de l'accord du doyen et du président de l'université. Si la salle n'a pas vocation à une ouverture tardive, à savoir trois heures du matin, il faut obtenir l'aval de la mairie et de la préfecture. Enfin, pensez à déclarer la manifestation à la police. Vous devez aussi faire parvenir un dossier à la commission de sécurité. Vous avez 15 jours pour adresser ce dossier au maire, décrivant la nature et la durée de l'évènement, la description précise des installations, le plan et les portes d'accès, la capacité d'accueil de la salle et le calcul des unités de passage.

Une fois toutes ces démarches réalisées, il ne reste plus qu'à faire parler de la soirée. Un budget communication est donc indispensable. Il est même possible de passer un contrat avec la mairie, afin de pouvoir obtenir un affichage plus important, comme sur les abris bus par exemple.

La soirée

Il ne faut pas lésiner sur la sécurité. Pompiers, secouristes de la Croix-rouge ou encore police peuvent être présents sur les lieux à votre initiative. Bien entendu, ça a un coût. Pensez aussi à prévoir un équipement de premier secours pour parer aux petits bobos, ainsi qu'à avoir les coordonnées des pharmacies et médecins de garde, et les numéros d'urgence. Vous pouvez aussi avoir recours à une équipe de surveillance, professionnelle ou non, à l'intérieur comme à l'extérieur, afin d'éviter tout débordement. A noter qu'il vaut mieux les affubler d'un uniforme ou d'un signe distinctif, afin que chacun sache les reconnaître.

Concernant la boisson, vous ne pouvez pas vendre n'importe quoi à n'importe qui. Au-delà de l'obligation de respect de la législation d'interdiction de vente d'alcool aux mineurs, et du bon sens en matière de sécurité routière, la loi vous impose des limites. Vous devez obtenir une licence temporaire pour pouvoir distribuer de l'alcool. La licence II permet de commercialiser du cidre et de la bière, et la III du vin. Par contre il vous est impossible d'obtenir la IV, qui donne accès aux alcools plus forts. La seule possibilité est que le lieu de la soirée dispose d'un bar, et que le loueur mette un barman à votre disposition. Vous pouvez aussi passer un contrat avec une marque de boissons, qui pourra lui aussi mettre un barman à votre disposition.

Côté musique là encore, vous n'êtes pas libre. Même si vous passez votre propres CD, vous devez vous acquittez de droits d'auteurs auprès de la SACEM de votre région. Seules les œuvres musicales tombées dans le domaine public, soit 70 ans après la mort de l'auteur et du compositeur, n'y sont pas soumises. Pensez à adresser ce dossier 15 jours à l'avance, ce qui vous permettra de bénéficier de 20% de réduction. Le calcul de ces droits est fait en fonction de la superficie de la salle et du prix d'entrée.

 L'after

La soirée est maintenant finie. Mais tout n'est pas terminé ! Il vous reste encore à faire les comptes, calculer la recette et la déposer à la banque, et surtout à faire le ménage de la salle s'il n'est pas compris dans le contrat. Un dernier conseil, faites le le soir même, avec l'aide de toutes les bonnes volontés encore présentes à cette heure avancée, cela vous évitera de revenir le lendemain.

Maintenant que vous savez tout, il ne vous reste plus qu'à passer une bonne soirée.

Perrine ROUX dans www.citycampus.fr